GOV.GR - Ηλεκτρονικά από σήμερα το γνήσιο της υπογραφής - Άμεση ψηφιακή βεβαίωση εγγράφων - Βίντεο με οδηγίες

Το Δελτίο τύπου του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης αναφέρει: 

Διαθέσιμες είναι από την Παρασκευή οι υπηρεσίες «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού». Πρόκειται για δύο νέες υπηρεσίες που επιτρέπουν στους πολίτες να βεβαιώνουν ψηφιακά την υπογραφή τους σε κάθε είδους έγγραφο ή συμφωνητικό και έρχονται να πλαισιώσουν τις εμβληματικές υπηρεσίες της ψηφιακής έκδοσης Υπεύθυνης Δήλωσης και Εξουσιοδότησης. Ολοκληρώνεται, έτσι, πλήρως η ψηφιοποίηση των υπηρεσιών που σχετίζονται με το γνήσιο της υπογραφής για το σύνολο των ιδιωτικών εγγράφων που συντάσσουν πολίτες και επιχειρήσεις.

Οι νέες υπηρεσίες παρουσιάστηκαν στον Πρωθυπουργό Κυριάκο Μητσοτάκη από την πολιτική ηγεσία του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης το πρωί της Παρασκευής. Όπως ανέλυσε στην παρουσίαση ο Υπουργός Επικρατείας και Ψηφιακής Διακυβέρνησης Κυριάκος Πιερρακάκης, η «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» αφορά έγγραφα με έναν υπογράφοντα και η «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού» έγγραφα με δύο ή και περισσότερους συνυπογράφοντες.

Οι δύο νέες υπηρεσίες μαζί με την ψηφιακή έκδοση Εξουσιοδότησης και Υπεύθυνης Δήλωσης είναι διαθέσιμες στο docs.gov.gr, το οποίο θα λειτουργεί εφεξής ως το σημείο συγκέντρωσης όλων των υπηρεσιών για τη βεβαίωση γνησίου υπογραφής. Επίσης, είναι προσβάσιμες και μέσω του gov.gr, στην ενότητα «Πολίτης και καθημερινότητα». Η πλατφόρμα υλοποιήθηκε από το από το Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας (ΕΔΥΤΕ ΑΕ - GRNET), εποπτευόμενο φορέα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Η λειτουργία των δύο υπηρεσιών είναι ιδιαίτερα απλή. Αρχικά, για την ταυτοποίησή του ο πολίτης ακολουθεί τα ίδια βήματα με εκείνα που απαιτούνται για τη συμπλήρωση Εξουσιοδότησης ή Υπεύθυνης Δήλωσης, δηλαδή αυθεντικοποιείται:

• είτε μέσω των κωδικών Taxisnet, εφόσον ο πολίτης έχει επιβεβαιωμένο αριθμό κινητού τηλεφώνου,
• είτε με τους κωδικούς web banking (Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος, Τράπεζα Πειραιώς, Alpha Bank, Eurobank, Attica Bank, Παγκρήτια Τράπεζα, Τράπεζα Ηπείρου, Συνεταιριστική Τράπεζα Καρδίτσας, Τράπεζα Κεντρικής Μακεδονίας, Τράπεζα Χανίων ή Ταμείο Παρακαταθηκών και Δανείων).

Στη συνέχεια, ο πολίτης αναρτά σε μορφή pdf το έγγραφο στο οποίο θέλει να βεβαιώσει την υπογραφή του. Η διαδικασία ολοκληρώνεται μόλις συμπληρώσει τον κωδικό μιας χρήσης (OTP - One Time Password), ο οποίος αποστέλλεται στον αριθμό κινητού τηλεφώνου που έχει δηλώσει. Αμέσως μετά, το έγγραφο καταχωρείται στη θυρίδα του στο my.gov.gr και είναι διαθέσιμο για αποθήκευση, εκτύπωση ή αποστολή σε φορέα του Δημοσίου.

Στις περιπτώσεις που το έγγραφο υπογράφεται από περισσότερα πρόσωπα, ο πρώτος χρήστης καταχωρεί τον ΑΦΜ και το ονοματεπώνυμο των συνυπογραφόντων, οι οποίοι αποκτούν τη δυνατότητα να υπογράψουν το έγγραφο ακολουθώντας τα ίδια βήματα. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία και από τον τελευταίο συνυπογράφοντα, τότε το έγγραφο εμφανίζεται ψηφιακά βεβαιωμένο στις θυρίδες τους στο my.gov.gr.

Η ψηφιακή βεβαίωση του γνησίου υπογραφής/ών τίθεται στο τέλος κάθε εγγράφου που δημιουργείται από τις δύο νέες υπηρεσίες. Επιπλέον, στο τέλος κάθε σελίδας αναγράφονται ο μοναδικός κωδικός και ο κωδικός QR του εγγράφου, ώστε να ελέγχεται εύκολα ως προς την εγκυρότητά του. Η επαλήθευση γίνεται μέσω του docs.gov.gr/validate. Ενισχύεται με αυτό τον τρόπο η ασφάλεια των συναλλαγών και η αξιοπιστία των εγγράφων που διακινούνται τόσο μεταξύ πολιτών, όσο και μεταξύ πολιτών και Δημοσίου.

H υπηρεσία του ιδιωτικού συμφωνητικού ξεκινά υποστηρίζοντας μέχρι δύο συνυπογράφοντες. Μέσα στις αμέσως επόμενες ημέρες, πρόκειται να προστεθεί και η δυνατότητα για παραπάνω πρόσωπα, καθώς και η δυνατότητα το κείμενο της ψηφιακής βεβαίωσης να εμφανίζεται και στα αγγλικά.

Υπενθυμίζεται ότι η εξουσιοδότηση και η υπεύθυνη δήλωση αποτέλεσαν τις πρώτες υπηρεσίες που σχεδιάστηκαν στο νέο περιβάλλον του gov.gr και τέθηκαν σε λειτουργία τον Μάρτιο του 2020. Έκτοτε, περισσότερες από 6 εκατομμύρια εξουσιοδοτήσεις και υπεύθυνες δηλώσεις έχουν συνταχθεί ηλεκτρονικά, εξοικονομώντας ισάριθμες επισκέψεις σε ΚΕΠ ή Αστυνομικά Τμήματα.

Η όλη διαδικασία όπως μπορείτε να δείτε και στο βίντεο, είναι αρκετά εύκολη, με τον χρήστη αφού συνδεθεί στην υπηρεσία, να ανεβάζει το αρχείο που θέλει να βεβαιώσει σε μορφή pdf, και να λαμβάνει το ψηφιακά βεβαιωμένα έγγραφό του στην προσωπική του θυρίδα στο my.gov.gr αφού συμπληρώσει τον κωδικό μιας χρήσης που θα λάβει στο κινητό του. Στο τέλος κάθε σελίδας και για μεγαλύτερη ασφάλεια, αναγράφονται ο μοναδικός κωδικός και ο κωδικός QR του εγγράφου, ώστε να ελέγχεται εύκολα ως προς την εγκυρότητά του μέσα από τη διεύθυνση docs.gov.gr/validate. 

Όπως διευκρινίστηκε, η υπηρεσία είναι αρχικά διαθέσιμη μόνο μέσω υπολογιστή και μελλοντικά θα προστεθεί και στην εφαρμογή του gov.gr για smartphones. Μελλοντικά θα προστεθεί και η δυνατότητα για ιδιωτικά συμφωνητικά με άνω των 2 συνυπογραφόντων. 

Συχνές ερωτήσεις για τις Ψηφιακές Βεβαιώσεις

Ποια είναι η ισχύς της Ψηφιακής Βεβαίωσης Εγγράφου και της Ψηφιακής Βεβαίωσης Ιδιωτικού Συμφωνητικού; 

H Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου και η Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού που εκδίδονται από το gov.gr διακινούνται ως ηλεκτρονικά έγγραφα με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) ή ως έντυπα έγγραφα, σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020. "Τα έγγραφα που εκδίδονται από την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη (gov.gr) φέρουν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από όλους τους φορείς του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες: 

α) Ως ηλεκτρονικά έγγραφα διακινούμενα με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), χωρίς να απαιτείται ηλεκτρονική υπογραφή ή άλλη ηλεκτρονική σφραγίδα και με ισχύ πρωτότυπου εγγράφου. 

β) Ως έντυπα έγγραφα, εφόσον εκτυπωθούν από τη διαδικτυακή εφαρμογή της ΕΨΠ, χωρίς περαιτέρω διατυπώσεις ή διαδικασία επικύρωσης και με ισχύ αντιγράφου." 

H Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου και η Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού έχουν ισχύ γνησίου υπογραφής; 

H Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου και η Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού έχουν την ίδια ισχύ με έγγραφα που φέρουν βεβαίωση γνήσιου υπογραφής του άρθρου 11 του ν. 2690/1999 (Α' 45). 

Από ποιους Φορείς γίνονται αποδεκτά η Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου και η Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού; 

Η Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου και η Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους Φορείς του δημόσιου τομέα: οι φορείς της Γενικής Κυβέρνησης του άρθρου 14 του ν. 4270/2014, τα εκτός αυτής νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου (Ν.Π.Δ.Δ.), καθώς και οι εκτός αυτής δημόσιες επιχειρήσεις και οργανισμοί του Κεφαλαίου Α΄ του ν. 3429/2005, ανεξαρτήτως εάν έχουν εξαιρεθεί από την εφαρμογή του. 

Οι αποδέκτες μπορούν να επαληθεύσουν την εγκυρότητα αυτών των εγγράφων; 

Οι φορείς-λήπτες μπορούν να επαληθεύσουν το περιεχόμενο των εγγράφων που λαμβάνουν μέσω της εφαρμογής επαλήθευσης του gov.gr, σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020. Ειδικά όταν τα ανωτέρω έγγραφα διακινούνται ως έντυπα έγγραφα, η επαλήθευση του περιεχομένου τους, σύμφωνα με το προηγούμενο εδάφιο, είναι υποχρεωτική για τον λήπτη τους

Μπορούν οι εταιρίες να κάνουν Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου και η Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού; 

Χρήστες των εφαρμογών είναι τα φυσικά πρόσωπα που ενεργούν είτε για τον εαυτό τους ατομικά είτε ως νόμιμοι εκπρόσωποι νομικού προσώπου ή νομικής οντότητας ή ως δικαστικοί συμπαραστάτες ή ως επίτροποι ανηλίκου. 

Ποια τα χαρακτηριστικά ασφαλείας της Ψηφιακής Βεβαίωσης Εγγράφου και της Ψηφιακής Βεβαίωσης Ιδιωτικού Συμφωνητικού; 

Στο κάτω μέρος κάθε σελίδας του εγγράφου αποτυπώνεται ο μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε μορφή QR και στο τέλος του εγγράφου αποτυπώνεται η προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Στο τέλος του εγγράφου και κάτω από το όνομα του/των εκδότη/ων η τίθεται από την εφαρμογή η ψηφιακή βεβαίωση της σύνταξης του εγγράφου από το/τα φυσικό/ά πρόσωπο/α που χρησιμοποίησε/αν την εφαρμογή κατόπιν ηλεκτρονικής επαλήθευσης της ταυτότητάς του/τους (αυθεντικοποίηση). Στην ψηφιακή βεβαίωση περιλαμβάνονται το ονοματεπώνυμο, το πατρώνυμο και ο ΑΦΜ του/των εκδότη/των 

Ποια μορφή αρχείου επιτρέπει η εφαρμογή; 

Κάθε έγγραφο που μεταφορτώνεται στην εφαρμογή θα πρέπει να είναι σε μορφή .pdf. Κάθε έγγραφο που μεταφορτώνεται στην εφαρμογή "Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου" πρέπει να έχει περιθώριο τουλάχιστον 2,5'' στο κάτω μέρος της τελευταίας σελίδας, ώστε να τεθεί η επισημείωση. 

Ποια η διαδικασία έκδοσης ιδιωτικών εγγράφων από περισσότερα φυσικά πρόσωπα (εφαρμογή "Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού"); 

Εάν το έγγραφο εκδίδεται από περισσότερα φυσικά πρόσωπα, ο πρώτος κατά χρονική σειρά εκδότης εισάγει σε πεδίο της εφαρμογής τους ΑΦΜ, όνομα και επώνυμο των άλλων εκδοτών. Οι τελευταίοι εισέρχονται στην εφαρμογή επιλέγουν το υπό έκδοση ιδιωτικό έγγραφο και επιβεβαιώνουν μέσω ειδικής επιλογής την έκδοσή του και από τους ίδιους.